Software de gestão de notas fiscais hospitalares: como escolher a solução certa 

Escolher um software de gestão de notas fiscais hospitalares exige avaliar mais do que a capacidade de armazenar XMLs. Para uma instituição de saúde, a solução precisa acompanhar o fluxo completo da NF-e: captura do documento, conferência, comparação com a ordem de compra, recebimento, pagamentos e integração com o ERP. 

Quando essas etapas continuam separadas, a equipe pode precisar consultar diferentes sistemas, conferir informações manualmente e redigitar dados. Além de aumentar o trabalho operacional, isso dificulta a identificação de divergências entre o que foi comprado, faturado e efetivamente recebido. 

Por isso, antes de contratar uma plataforma de gestão de NF-e, é importante entender quais processos ela automatiza, com quais sistemas se integra e como as informações são tratadas ao longo da operação hospitalar. 

O que um software de gestão de NF-e hospitalar precisa fazer? 

Um software de gestão de notas fiscais hospitalares deve atuar sobre o fluxo que começa na emissão da NF-e e termina na integração das informações aos processos financeiros e ao ERP. 

Na prática, a solução deve permitir: 

– Capturar automaticamente as NF-e emitidas contra o CNPJ da instituição; 

– Centralizar XML e DANFE; 

– Localizar documentos rapidamente; 

– Conferir os produtos recebidos; 

– Comparar a NF-e com a ordem de compra; 

– Identificar divergências de item, preço e quantidade; 

– Acompanhar informações financeiras relacionadas às notas; 

– Integrar os XMLs ao ERP; 

– Controlar o acesso de diferentes usuários. 

Essa visão é importante porque armazenar a nota fiscal é apenas uma etapa da gestão. O ganho operacional está em conectar o documento fiscal aos processos que acontecem antes e depois dele. 

Como funciona uma plataforma de gestão de notas fiscais hospitalares? 

O fluxo ideal pode ser dividido em cinco etapas. 

1. Captura automática das NF-e 

A primeira etapa é eliminar a necessidade de depender do recebimento manual de documentos. 

A Gestão de Notas Fiscais da Bionexo realiza a captura automática das NF-e emitidas contra o CNPJ da instituição por meio da comunicação com a Sefaz. Segundo a página da solução, os documentos são capturados a cada hora e disponibilizados em XML e PDF (DANFE). 

Isso significa que a equipe não precisa depender exclusivamente de e-mails enviados pelos fornecedores para começar o tratamento da nota. 

2. Centralização dos documentos 

Depois da captura, os documentos precisam estar disponíveis em um ambiente que facilite a consulta. Na solução da Bionexo Tasy, é possível pesquisar NF-e por informações como chave, data, fornecedor, produto, CFOP, natureza da operação, estado e NCM. 

Para uma operação que recebe documentos de diferentes fornecedores, essa organização é importante para reduzir o tempo gasto procurando informações. 

3. Conferência dos produtos recebidos 

A terceira etapa acontece no recebimento. Um software de gestão de NF-e hospitalar pode utilizar os dados da nota para apoiar a conferência dos produtos entregues. 

Na solução da Bionexo Tasy, o usuário pode escanear o código da DANFE e registrar a quantidade recebida. A plataforma compara a informação com os dados da NF-e e identifica divergências. Assim, a conferência deixa de depender exclusivamente da comparação manual entre documento fiscal e material físico. 

4. Conciliação entre ordem de compra e NF-e 

Esse é um dos recursos que mais diferencia uma plataforma de gestão de notas fiscais voltada ao ambiente hospitalar de um simples sistema de armazenamento fiscal. 

A instituição não precisa saber apenas o que está na nota. Precisa verificar se aquilo corresponde ao que foi negociado e comprado. A solução da Bionexo Tasy permite realizar a conciliação automática entre a ordem de compra e a NF-e, identificando diferenças relacionadas a item, quantidade e preço. 

Esse tipo de conferência ajuda a equipe a encontrar inconsistências antes que elas avancem para as próximas etapas do processo. 

5. Integração com o ERP 

Depois de capturar e tratar as informações fiscais, o próximo passo é evitar uma nova digitação. A Gestão de Notas Fiscais da Bionexo Tasy permite o envio dos XMLs para o ERP da instituição e informa compatibilidade com sistemas como Tasy e MV. 

O objetivo é conectar o fluxo: 

Ordem de compra → NF-e → recebimento → financeiro → ERP  em vez de tratar cada etapa como um processo separado.

Quais problemas um software de gestão de NF-e pode resolver?

A escolha da plataforma deve partir dos problemas que a equipe enfrenta atualmente. 

A equipe recebe NF-e por vários canais? 

Uma plataforma com captura automática pode centralizar os documentos emitidos contra o CNPJ da instituição, reduzindo a dependência do envio manual pelos fornecedores. 

A conferência ainda é feita em planilhas? 

A conferência digital permite comparar informações da nota com os produtos recebidos e registrar divergências diretamente no processo. 

Compras e financeiro trabalham com informações diferentes? 

A integração entre ordem de compra, NF-e e processos financeiros cria uma referência comum para as áreas envolvidas. 

O time precisa redigitar informações no ERP? 

A integração dos XMLs pode eliminar etapas manuais de lançamento. 

As divergências são descobertas somente depois do faturamento? 

A conciliação entre ordem de compra e NF-e permite verificar diferenças antes que elas avancem pelo processo. 

É difícil encontrar uma nota antiga? 

A centralização dos documentos com filtros de consulta facilita a localização das NF-e quando uma informação precisa ser recuperada. 

O que avaliar antes de contratar um software de gestão de notas fiscais? 

Antes de escolher uma solução, vale transformar as necessidades da operação em critérios objetivos de avaliação. 

Captura automática 

Pergunte: 

– A plataforma captura automaticamente as notas emitidas contra o CNPJ? 

– Com qual frequência os documentos são atualizados? 

– O XML fica disponível automaticamente? 

– O DANFE também pode ser consultado? 

Na solução da Bionexo Tasy, a captura ocorre automaticamente e os documentos ficam disponíveis em XML e PDF. 

Conciliação com a ordem de compra 

Esse recurso é especialmente relevante para hospitais. 

Verifique se o sistema consegue comparar: 

o que foi comprado × o que foi faturado × o que foi recebido. 

Na Bionexo Tasy, a conciliação identifica divergências de item, quantidade e preço entre ordem de compra e NF-e. 

Conferência no recebimento 

Avalie se o sistema permite registrar o recebimento e comparar as quantidades entregues com as informações da NF-e. Esse processo é importante para evitar que a conferência fique restrita ao documento fiscal. 

Gestão financeira 

Uma solução mais completa também pode apoiar o acompanhamento das obrigações financeiras relacionadas às notas. 

A Gestão de Notas Fiscais da Bionexo Tasy permite visualizar duplicatas emitidas para pagamento futuro, inserir boletos e acompanhar previsões de pagamento. 

Integração com o ERP 

Esse deve ser um dos critérios de decisão. 

Antes da contratação, confirme: 

– Quais ERPs são compatíveis; 

– Quais informações são integradas; 

– Como ocorre o envio dos XMLs; 

– Se existe necessidade de desenvolvimento adicional; 

– Quais etapas continuam manuais. 

A solução da Bionexo Tasy informa integração com Tasy, MV e outros ERPs. 

Perfis de acesso 

Compras, recebimento e financeiro não necessariamente precisam visualizar ou editar as mesmas informações. Por isso, também é importante avaliar os níveis de acesso disponíveis para cada perfil. 

Gestão de notas fiscais ou ERP: qual é a diferença? 

Essa é uma dúvida comum durante a avaliação de uma solução. O ERP continua sendo o sistema central de gestão da instituição. Um software especializado em NF-e pode atuar de forma complementar, automatizando etapas específicas do processo fiscal e conectando essas informações ao ERP. 

Em vez de substituir o sistema utilizado pelo hospital, a solução especializada pode assumir etapas como: 

captura → organização → conferência → conciliação → integração. 

Na prática, isso reduz a necessidade de utilizar o ERP para atividades que podem ser automatizadas antes do lançamento das informações.

Como saber se a instituição precisa automatizar a gestão de NF-e? 

Alguns sinais indicam que o processo atual pode estar exigindo esforço operacional excessivo: 

– A equipe precisa baixar notas manualmente; 

– Fornecedores enviam documentos por e-mail; 

– XMLs ficam armazenados em diferentes locais; 

– A conferência depende de planilhas; 

– Compras precisa comparar manualmente pedido e NF-e; 

– O recebimento confere documentos sem integração com compras; 

– O financeiro precisa procurar informações em diferentes sistemas; 

– Dados da NF-e são digitados novamente no ERP; 

– Divergências são identificadas somente depois do recebimento; 

– Localizar uma nota antiga exige procurar em diferentes pastas ou sistemas. 

Quanto maior a dependência dessas atividades, maior tende a ser o potencial de automação.

Quanto custa um software de gestão de notas fiscais hospitalares? 

O custo de uma plataforma varia conforme fatores como número de documentos processados, quantidade de usuários, integrações necessárias, módulos contratados e características da operação. 

Por isso, comparar apenas o valor da licença pode não ser suficiente. 

Na avaliação comercial, vale considerar também: 

– Horas da equipe dedicadas ao processo manual; 

– Quantidade de pessoas envolvidas; 

– Volume mensal de NF-e; 

– Tempo gasto com conferência; 

– Retrabalho causado por divergências; 

– Recessidade de desenvolvimento para integração; 

– Custos de manutenção de processos paralelos. 

A comparação mais útil é entre o investimento na solução e o processo que ela substituirá ou automatizará.

Como a Bionexo faz a gestão de NF-e hospitalar? 

A Gestão de Notas Fiscais da Bionexo reúne em uma mesma solução as principais etapas do fluxo de NF-e. 

A plataforma: 

– Captura automaticamente as notas emitidas contra o CNPJ da instituição; 

– Disponibiliza XML e DANFE; 

– Permite pesquisar e filtrar documentos; 

– Apoia a conferência dos materiais recebidos; 

– Concilia NF-e e ordem de compra; 

– Identifica divergências de item, preço e quantidade; 

– Permite acompanhar duplicatas e pagamentos; 

– Integra os XMLs ao ERP. 

O resultado é um fluxo conectado entre compras, recebimento, financeiro e sistemas de gestão. Para instituições que utilizam Tasy ou MV, a solução também informa integração com esses ERPs. 

Quer avaliar a gestão de NF-e da sua instituição? 

Se a sua equipe ainda precisa capturar notas manualmente, conferir documentos em planilhas, comparar pedidos e NF-e ou redigitar informações no ERP, vale avaliar quanto desse processo pode ser automatizado. 

A Gestão de Notas Fiscais da Bionexo Tasy conecta captura, conferência, conciliação, pagamentos e integração em um único fluxo. 

Veja como a solução funciona na sua operação. 

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Perguntas frequentes sobre software de gestão de notas fiscais hospitalares 

O que é um software de gestão de notas fiscais hospitalares? 

É uma solução que automatiza etapas relacionadas às NF-e, como captura, organização, conferência, conciliação e integração com outros sistemas utilizados pela instituição.

Qual a diferença entre um sistema fiscal e um software de gestão de NF-e? 

Um sistema fiscal pode estar concentrado no cumprimento e tratamento das obrigações fiscais. Já uma solução de gestão de NF-e pode conectar o documento fiscal aos processos de compras, recebimento, pagamentos e ERP. 

Um software de gestão de NF-e substitui o ERP? 

Não necessariamente. A plataforma pode complementar o ERP, automatizando etapas anteriores e integrando os dados fiscais ao sistema utilizado pela instituição. 

É possível integrar a NF-e com a ordem de compra? 

Sim. Esse é um dos recursos importantes para avaliar em uma solução hospitalar. Na Gestão de Notas Fiscais da Bionexo, a conciliação automática compara a ordem de compra com a NF-e e identifica divergências de item, preço e quantidade. 

É possível integrar a gestão de NF-e ao Tasy? 

Sim. A Bionexo informa compatibilidade da solução com Tasy, MV e outros ERPs. 

A plataforma permite conferir os materiais recebidos? 

Sim. A solução da Bionexo permite registrar o recebimento e comparar as quantidades informadas com os dados da NF-e. 

A gestão de NF-e também pode apoiar o financeiro? 

Sim. Além do tratamento das notas, a solução da Bionexo permite acompanhar duplicatas, inserir boletos e visualizar previsões de pagamento. 

Como escolher um software de gestão de notas fiscais? 

Avalie principalmente captura automática, centralização de documentos, conferência no recebimento, conciliação com ordem de compra, gestão financeira, integração com ERP, perfis de acesso e aderência ao processo atual da instituição.