9 dicas estratégicas para melhorar a gestão de estoque nos hospitais

A gestão de estoque nos hospitais é o conjunto de processos usados para planejar, controlar, armazenar, movimentar e repor medicamentos, materiais e outros insumos utilizados por hospitais.  

Porém, quando esse processo depende de controles manuais, planilhas descentralizadas ou baixa integração entre áreas, o impacto aparece rapidamente: compras emergenciais, desperdício por vencimento, capital parado em prateleiras, falhas de rastreabilidade e risco de interrupção assistencial. 

Por isso, planejamento e tecnologia devem ser palavras de ordem nesse momento e algumas boas práticas fazem toda a diferença para controlar os mais diferentes tipos de estoques nos hospitais. Confira! 

O que envolve a gestão de estoque hospitalar? 

A gestão de estoque hospitalar reúne os processos necessários para controlar os materiais e medicamentos utilizados pela instituição, desde o recebimento até o consumo. Isso inclui planejamento da demanda, compras, recebimento, armazenamento, movimentação, distribuição, inventário, controle de validade, rastreabilidade e reposição. 

O objetivo não é simplesmente manter o estoque cheio. É encontrar o equilíbrio entre disponibilidade, segurança, eficiência operacional e controle de custos. Entre os principais itens que precisam ser acompanhados estão: 

– Medicamentos; 

– Materiais médico-hospitalares; 

– Materiais cirúrgicos; 

– OPMEs; 

– Itens de alto custo; 

– Produtos que exigem condições específicas de armazenamento; 

– Materiais consignados; 

– Insumos utilizados em diferentes setores do hospital. 

Quanto maior a variedade e a criticidade dos itens, maior a necessidade de processos que permitam acompanhar o estoque com precisão.

Quais são os principais desafios da gestão de estoque hospitalar? 

Hospitais lidam diariamente com uma grande variedade de produtos, diferentes níveis de criticidade e uma demanda que pode mudar rapidamente. Por isso, alguns desafios merecem atenção especial. 

Falta ou excesso de estoque 

Ter produtos em quantidade insuficiente pode interromper procedimentos e comprometer o atendimento. Por outro lado, manter itens em excesso aumenta o capital parado e pode elevar as perdas por vencimento, obsolescência ou armazenamento inadequado. 

A gestão precisa encontrar um ponto de equilíbrio, considerando o consumo histórico, a demanda esperada, o prazo de reposição e a criticidade de cada item. 

Vencimento e desperdício de medicamentos e materiais 

Produtos vencidos representam perda financeira e também exigem processos adequados de descarte. O problema tende a ser maior quando a instituição não possui visibilidade sobre as datas de validade ou quando os itens permanecem armazenados sem movimentação durante longos períodos. 

Por isso, o controle de validade deve fazer parte da rotina de gestão e estar associado ao acompanhamento da movimentação dos produtos. 

Compras emergenciais e ruptura de estoque 

Compras emergenciais geralmente indicam que a instituição não conseguiu antecipar uma necessidade ou que houve alguma falha no processo de reposição. 

Além de poderem gerar custos maiores, essas situações aumentam a pressão sobre as equipes de compras e podem comprometer a disponibilidade de itens necessários à operação. 

Uma gestão de estoque mais previsível permite identificar padrões de consumo e antecipar necessidades antes que o produto chegue a níveis críticos. 

Controle de lotes e rastreabilidade 

Em um ambiente hospitalar, saber apenas a quantidade disponível de determinado produto não é suficiente. Também é necessário saber onde o item está, qual lote foi recebido, quando foi movimentado e, quando aplicável, onde e em qual paciente foi utilizado. 

Essa rastreabilidade é especialmente importante para medicamentos e materiais críticos, nos quais erros de identificação ou dificuldade de localização podem trazer consequências para a operação e para a segurança do paciente. 

Custos e capital parado 

O estoque representa recursos financeiros da instituição. Produtos comprados e não utilizados permanecem como capital imobilizado e podem gerar custos adicionais de armazenamento. 

Por isso, decisões de compra e reposição precisam considerar não apenas a disponibilidade dos itens, mas também o impacto financeiro do estoque.

Como fazer uma boa gestão de estoque nos hospitais? 

Uma gestão eficiente depende da combinação entre processos, pessoas, dados e tecnologia. Algumas práticas ajudam a aumentar o controle e reduzir perdas. 

Organize e padronize o armazenamento 

A organização física é uma das bases do controle de estoque. Produtos precisam estar armazenados em locais definidos, identificados e adequados às suas características. Também é importante estabelecer critérios para entrada, movimentação e retirada dos itens. 

A padronização reduz o tempo gasto na localização dos produtos e facilita inventários e conferências. Para itens com validade, também é importante adotar métodos que priorizem a utilização dos produtos com vencimento mais próximo, evitando que materiais permaneçam esquecidos no estoque. 

Defina níveis de estoque e pontos de reposição 

Não existe um único nível de estoque adequado para todos os produtos. Itens de maior consumo, maior criticidade ou com prazo de reposição mais longo podem exigir parâmetros diferentes daqueles utilizados para produtos de menor demanda. 

Por isso, é importante estabelecer referências como: 

– Estoque mínimo; 

– Estoque máximo; 

– Estoque de segurança; 

– Ponto de reposição. 

Esses parâmetros devem considerar o histórico de consumo, a variabilidade da demanda, o prazo de entrega dos fornecedores e a criticidade do item. 

Planeje as compras com base no histórico de consumo 

O histórico de consumo ajuda a identificar padrões e antecipar necessidades. Ao analisar os dados de períodos anteriores, a instituição consegue identificar produtos de maior giro, variações sazonais, itens que geram compras emergenciais e materiais que permanecem muito tempo parados. 

Esse acompanhamento torna o processo de compras mais previsível e ajuda a evitar tanto rupturas quanto aquisições acima da necessidade. 

Monitore validade, lotes e condições de armazenamento 

O controle de estoque hospitalar precisa considerar mais do que quantidade. Dependendo do produto, é necessário acompanhar informações como lote, validade, localização e condições de conservação. 

Esse acompanhamento é especialmente relevante para medicamentos e materiais críticos, que podem exigir condições específicas de armazenamento e rastreabilidade durante toda a sua movimentação. 

Faça inventários e acompanhe as movimentações 

Inventários ajudam a comparar o estoque registrado nos sistemas com o estoque físico disponível. Diferenças podem indicar erros de registro, perdas, extravios, movimentações não registradas ou falhas no processo de controle. 

Além do inventário periódico, acompanhar as movimentações ao longo da operação permite identificar divergências mais rapidamente. 

Integre estoque, compras e fornecedores 

O estoque não funciona de forma isolada. As informações sobre consumo e disponibilidade podem apoiar decisões de compras, enquanto dados de fornecedores e prazos de entrega ajudam a definir parâmetros de reposição. 

Quanto maior a integração entre essas etapas, menor a necessidade de controles paralelos e retrabalho. Para entender como o estoque se conecta a compras, fornecedores, armazenamento e distribuição, vale aprofundar a visão macro no artigo sobre supply chain na saúde.   

Como reduzir perdas e desperdícios no estoque hospitalar? 

Reduzir desperdícios exige identificar onde eles acontecem e quais processos estão contribuindo para essas perdas. 

Algumas medidas podem ajudar: 

1. Analisar o histórico de consumo antes de realizar compras; 

2. Definir níveis de estoque adequados para cada categoria de produto; 

3. Monitorar produtos próximos do vencimento; 

4. Acompanhar itens de baixo giro; 

5. Controlar perdas e extravios; 

6. Realizar inventários regularmente; 

7. Reduzir movimentações desnecessárias; 

8. Acompanhar produtos de maior valor e criticidade; 

9. Automatizar processos de controle sempre que possível. 

O objetivo é ter o produto necessário, na quantidade adequada e no momento em que ele será utilizado. 

Como a tecnologia melhora a gestão de estoque hospitalar? 

Controles manuais podem dificultar o acompanhamento de grandes volumes de produtos e aumentar a possibilidade de erros de registro, localização e movimentação. 

A tecnologia pode centralizar informações e automatizar etapas que, quando realizadas manualmente, consomem tempo das equipes. 

Um sistema de gestão de estoque hospitalar pode, por exemplo, apoiar: 

– Controle de entradas e saídas; 

– Inventário; 

– Acompanhamento de validade; 

– Controle de estoque mínimo e máximo; 

– Monitoramento de movimentações; 

– Rastreabilidade de produtos; 

– Geração de indicadores; 

– Identificação de perdas e divergências; 

– Integração com sistemas de gestão e processos de compras. 

Em operações com itens críticos, tecnologias de identificação e rastreamento também permitem aumentar a visibilidade sobre a localização e a movimentação dos produtos. 

Como a rastreabilidade contribui para a gestão de estoque hospitalar? 

A rastreabilidade permite acompanhar o caminho de um item dentro da instituição, desde o recebimento até sua movimentação e consumo. Esse controle é especialmente relevante para medicamentos e materiais críticos, nos quais informações sobre lote, validade, localização e utilização precisam estar disponíveis. 

A solução de Rastreabilidade da Bionexo Tasy combina hardware de radiofrequência (RFID) e software para permitir o controle em tempo real do estoque. A tecnologia pode acompanhar os itens desde a entrada no hospital até o consumo pelo paciente, além de oferecer recursos para monitoramento de validade, níveis de estoque e indicadores da operação. 

A solução também permite configurar e controlar estoques mínimo e máximo e oferece dashboard com informações como níveis de estoque por local, produtos próximos do vencimento e estoque por valor monetário.  Para instituições que trabalham com medicamentos oncológicos, materiais de hemodinâmica e OPMEs, a rastreabilidade ganha ainda mais importância devido à criticidade desses itens e à necessidade de acompanhar sua movimentação com precisão. 

Além disso, a solução pode ser integrada a sistemas de gestão hospitalar, automatizando informações relacionadas a produtos, distribuidores, notas fiscais e consumo.

Gestão de estoque hospitalar exige controle, previsibilidade e rastreabilidade 

Uma boa gestão de estoque hospitalar não significa apenas evitar que faltem produtos. É preciso ter visibilidade sobre o que está armazenado, onde cada item está, quanto é consumido, quando será necessário repor e quais perdas estão acontecendo. 

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