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Como fazer um relatório de vendas sem erros?

Gerentes de vendas passam rotineiramente pela tarefa de montar e apresentar relatórios de venda. Contudo, esses documentos muitas vezes não cumprem com o desejado por serem demasiadamente complexos e confusos.

O que se espera desses relatórios é que sejam capazes de manter executivos informados a respeito do desempenho da equipe de vendas, a qual representa, indiscutivelmente, grande valor dentro da empresa. Além disso, decisões importantes dependem dos resultados selecionados e apresentados – tais como aumentar a contratação de funcionários, suspender a venda de determinados produtos, identificação de necessidade de mudança de estratégia, etc.

Tendo em vista a importantância do relatório de vendas para a sua organização, nós reunimos neste artigo 5 dicas importantíssimas que devem ser seguidas na hora de elaborá-lo!

1. Considerar o público

Gerentes de vendas lidam com uma grande quantidade de informações, as quais precisam ser bem administradas, independentemente do quanto cresçam. Entretanto, não são todas que serão relevantes. Então, antes de começar a elaborar um relatório de vendas, é preciso considerar o público para o qual ele será apresentado. Isso será fundamental para que a exposição feita não seja sobrecarregada desnecessariamente.

As informações relevantes para o vice-presidente de marketing não terão igual importância para o diretor financeiro. O primeiro espera saber o quão bem os representantes de vendas estão convertendo os leads entregues pelo seu time, ou a respeito das campanhas de marketing que apresentam maior impacto sobre a taxa de conversão. Enquanto o diretor financeiro tem seus interesses voltados aos principais números de vendas ou despesas, por exemplo.

2. Seleção correta de informações

Após determinar para quem o relatório de vendas estará direcionado, é essencial saber quais informações selecionar, de modo a transmitir um quadro preciso do desempenho da equipe de vendas. Podendo, assim, como já mencionado, ajudar nas decisões que precisam ser tomadas para a melhor atuação da empresa.

Em geral, os relatórios de vendas precisam responder às seguintes questões:

– As metas de venda estão sendo alcançadas?
– Quais produtos e serviços apresentam venda maior?
– Quais produtos e serviços apresentam resultados desfavoráveis?
– De que forma as vendas atuais se comparam às anteriores (trimestre anterior, ano anterior)?
– Dentro do período determinado, qual é a relação entre a receita e as despesas?
– Qual a previsão de vendas para o próximo mês/trimestre/ano?
– Quais são os principais desafios?
– Quais são as áreas de oportunidades de maior relevância?

Por vezes, todas essas informações podem não ser necessárias. Isso dependerá do público a quem o relatório de vendas será apresentado – especialmente quando se trata de um único chefe de departamento interessado em uma seleção menor de dados. De qualquer forma, é preferível apresentar um quadro mais completo, com informações integrais em qualquer das situações.

3. Determine o período

Outro passo indispensável é determinar o período que será o foco do relatório de vendas. Seria pouco prático incluir um período de vendas maior do que o necessário – o que geraria apenas uma apresentação maior do que a necessária. Trata-se de um relatório semanal, mensal, trimestral ou de final de ano? A determinação do período de tempo será muito importante para dar consistência e foco ao relatório, permitindo também a realização de comparações entre períodos.

Um relatório anual, por exemplo, dá uma melhor visão das tendências do setor, resultados das iniciativas do departamento de marketing, hábitos de compra de clientes, flutuações sazonais e resultados dos lançamentos de novos produtos.

4. Reúna dados

Não é possível criar um relatório de vendas consistente sem informações confiáveis. Portanto, não importa o tamanho da empresa ou setor, é fundamental ter um sistema automatizado capaz de coletar, rastrear e filtrar dados, a fim de auxiliar na análise de todas as informações necessárias e indispensáveis para a elaboração do documento. Por isso, faça uso de plataformas com recursos desenvolvidos especialmente para tornar esse processo mais rápido e produtivo para o objetivo em foco.

Dessa forma, também existirá a vantagem de se criar relatórios com rapidez e facilidade, como relatórios anuais de vendas, em questão de segundos, caso surja a necessidade de apresentá-lo a novos investidores, por exemplo.

5. Adicione um contexto

Números fora de contexto não transmitem uma mensagem completa. E, mais do que isso, esses dados podem ser mal interpretados, além de manipulados, com muito mais facilidade. Assim, faz parte das responsabilidades do gerente de vendas entregar relatórios com valor real – o que não seria obtido através de números fora de contexto.

Imagine o cenário em que as vendas caíram em determinado mês. Essa informação, por si só, pode ser bastante preocupante. No entanto, quando a colocamos em seu devido contexto, saberemos que não há motivos para preocupação real, afinal, no período analisado, houve a ocorrência frequente de chuvas fortes que impediram o deslocamento dos clientes até o local de vendas.

Essa é apenas uma possibilidade dentre muitas, mas apenas com esse exemplo é possível percebermos que adicionar o contexto dos dados ao relatório de vendas permite identificar tendências corretamente!

Gostou das dicas? O que acha de conferir nosso post sobre como lidar com a concorrência? Assim, os relatórios podem se tornar ainda mais produtivos!