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Gestão de estoque: aumentando a disponibilidade sem desperdícios

Uma quantidade alta de tarefas variadas preenche a rotina das empresas do setor da saúde. Enquanto pacientes são admitidos diariamente e precisam de atenção contínua, todas as funções devem continuar a ser bem executadas. Em meio à tantas responsabilidades, muitas vezes os estoques são negligenciados. Uma gestão competente de estoque, porém, é fundamental para todos os aspectos de um negócio. Quando uma empresa não tem ítens suficientes em seu inventário, ela irá, inevitavelmente, sofrer perdas financeiras, além de prejudicar a experiência de seus clientes.

Por outro lado, o ramo da saúde trabalha com produtos perecíveis, além de instrumentos que necessitam de uma armazenagem cuidadosa. Assim, não é raro que medicamentos e equipamentos hospitalares desapareçam dos estoques porque a gestão é incapaz de definir com precisão as demandas da instituição.

Com isso em mente, neste artigo iremos entender a importância de se fazer uma projeção mais precisa das quantidades necessárias de produtos em estoque, de modo a evitar o desperdício e garantir sua disponibilidade.

Gestão de estoque: Análise de inventário

A análise de inventário é o processo no qual a sua empresa passa a compreender a relação dos diferentes itens contidos no seu estoque, ao mesmo tempo em que passa a ter consciência sobre a demanda de cada um desses produtos.

A análise contribui, portanto, para que os suprimentos do inventário sejam melhor classificados, além de facilitar a gestão de estoque. Isso evita excesso ou escassez de produto, um grande problema, como já vimos anteriormente.

Listamos para você mais alguns dos benefícios obtidos pela sua empresa ao realizar uma análise de estoque periódica:

– Melhora no retorno dos investimentos (R.O.I);
– Melhor gerenciamento de custos;
– Gerenciamento adequado de itens inativos;
– Melhor utilização do capital da empresa;
– Fluxo de caixa melhor e positivo;
– Possibilidade de identificação prévia de possíveis oportunidades ou perdas;
– Estabelecimento de um layout mais adequado para o local de armazenagem;
– Entre outros!

Alguns dos tipos mais comuns de análise de inventário são as curvas XYZ, PQR, 123 e ABC. Vamos conhecer as principais delas a seguir!

Curva ABC de análise

A curva ABC é a forma mais utilizada para a análise e gestão adequada de estoque. Com ela examina-se o estoque a fim de se determinar com precisão a quantidade que deve ser mantida para cada item.

Para isso, é necessária a divisão deles em três categorias (A, B e C), que têm como base a importância de cada produto dentro das operações. Aqueles colocados no grupo “A” são produtos essenciais que exigem um controle rigoroso. O grupo “B” são os bens de consumo médio e que, portanto, não exigem uma vigilância tão cuidadosa Já os itens colocado sob a letra “C” são os produtos de menor relevância e que, então, pedem um controle mais simples.

Após realizar essa segmentação, cada uma dos grupos de estoque formados serão geridos de uma maneira diferente: o grau de atenção e recursos dedicados a cada uma das categorias diminui conforme se avança da classe A para a classe C.

Além de um controle melhor sobre o inventário, a análise ABC também ajuda a reduzir as horas dedicadas às solicitações e ao gerenciamento de estoque, já que ajuda a priorizar e direcionar o trabalho.

Adicionando outro nível de análise

Contudo, ainda que o modelo ABC seja eficiente, existem limitações: as categorias são estáticas (a menos que frequentemente revisadas e reagrupadas) e há apenas um único critério de avaliação para determiná-las.

Para ajudar a superar essa limitação, pode-se adicionar outro nível de análise ao introduzir a análise XYZ, por exemplo, a qual classifica produtos com base em sua criticidade. Sendo o grupo “X” formado por itens de baixa criticidade, ou seja, cuja falta não acarreta em grandes perdas para a organização; o “Y” compreendendo produtos de criticidade intermediária; enquanto o grupo “Z” reúne itens vitais e que, portanto, caso estejam em falta prejudicam as operações.

Adicionar outro nível de análise aumenta sua percepção e torna as decisões para o gerenciamento de estoque ainda mais assertivas.

Para saber mais a respeito dos diferentes tipos de curvas mencionadas neste artigo, confira outro de nossos blogs dedicado especialmente a esses diferentes tipos de análise!

Otimizando o processo de análise de inventário

Adicionar diversos níveis à sua análise a torna mais sofisticada, mas isso não resolve o problema dos cálculos se tornarem desatualizados rapidamente devido à necessidade de tempo para a sua realização manual.

A utilização de ferramentas de otimização de inventário é uma ótima alternativa para facilitar esse processo, permitindo a categorização dos itens levando em consideração diversos critérios, tais como a recorrência das vendas ou da utilização, a demanda dos produtos, valor de consumo, criticidade, importância, entre outros.

A automação de processos facilita o gerenciamento de estoque e garante que os dados se mantenham sempre atualizados para que a sua instituição de saúde possa ter as necessidades de inventário previstas e atendidas, aumentando a disponibilidade, mas sem gerar desperdícios. Assim, ambos médicos e pacientes sempre terão o que precisam na hora certa!