Blog

Como calcular um estoque de EPIs sem erros para seu hospital

Os Equipamento de proteção individual (EPIs), como já indicado em sua denominação, têm o importante papel de proteger os profissionais de saúde. Sendo, portanto, um componente crítico dentro das estratégias de controle de infecções em hospitais. Dessa forma, não há como negar que o controle sobre o estoque de EPIs deve ser minucioso, de modo a garantir que todos os seus componentes estejam sempre disponíveis para atender às necessidades dos funcionários.

Segundo a definição dada pela Norma Regulamentadora nº 06 (NR-06) do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), os EPIs são: “todo dispositivo ou produto, de uso individual utilizado pelo trabalhador, destinado à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho”. Assim, gerenciar o estoque de EPIs com competência, além de assegurar ao colaborador um ambiente de trabalho seguro, é também essencial para manter sua instituição de acordo com as normas de fiscalização.

Não podemos pensar, no entanto, que a falta de EPIs em estoque é a única situação a ser evitada pelo hospital. A compra de suprimentos em excesso é igualmente prejudicial, uma vez que os custos de armazenamento são maiores e alguns dos equipamentos de proteção individual são perecíveis. Ou seja: não poderão ser utilizados passada a data de seu vencimento, sob o risco de receber penalização durante inspeções de agentes do MTE.

Então surgem as perguntas: como lidar com a oscilação de demanda presente nas instituições de saúde? Como podemos encontrar um ponto de equilíbrio entre o excesso e a falta?

Planilhas para controlar estoque de EPIs

As planilhas são muitas vezes utilizadas por empresas para realizar o controle sobre seu inventário. Existem, inclusive, diversos sites na internet que oferecem modelos gratuitos. Essas planilhas são formadas por colunas, as quais devem ser preenchidas com a quantidade de EPIs em estoque, a descrição de cada um desses itens, o preço da aquisição, sua localização etc.

As planilhas podem ser úteis para negócios pequenos, principalmente por serem gratuitas. Contudo, até para essas companhias, o trabalho manual acaba por se tornar um empecilho. E conforme a empresa se desenvolve e cresce, fica praticamente impossível realizar um controle eficaz.

Ademais, o uso de equipamentos de proteção é instável e dependerá das exigências diárias do hospital. A planilha não é atualizada automaticamente a cada vez que um EPI é retirado do estoque, e tampouco emitirá alertas quando novas encomendas precisam ser realizadas.

Outro ponto é que, dessa forma, a administração e o rastreamento compreende um processo manual que também envolve a colaboração total da equipe para atualizar o modelo corretamente.

Consequentemente, tal método de monitoramento leva ao aumento de mão de obra, exigindo muito tempo. Além disso, é passível de erros humanos que comprometerão o hospital – o tipo de negócio que deve ter especial cuidado com seus níveis de inventário!

Desse modo, é fácil perder o controle sobre os suprimentos em geral, assim como sobre os EPIs em estoque. Por isso, muitas empresas hoje recorrem à tecnologia para auxiliar suas organizações a gerenciar seus inventários da melhor forma possível.

Calculando níveis de estoque sem erros

Ao contrário das planilhas, os sistemas automatizados de controle de inventário apresentam um rendimento maior, poupando horas preciosas ao trabalhador, ao mesmo tempo em que impedem a ocorrência de erros com a atualização automática das movimentações.

Assim, esses softwares trazem previsibilidade para as ações e tornam possível o planejamento de curto a longo prazo do estoque de EPIs, assim como de todo o inventário. A solução também mantém o controle sobre informações cruciais, como os níveis de suprimentos e as datas de vencimento. Em outras palavras: sua empresa sempre saberá quais EPIs estão disponíveis em estoque, quais itens estão próximos da expiração, entre outras informações.

Além disso, gerenciar o estoque envolve também análises e cálculos que consideram diferentes circunstâncias – tais como a demanda dos produtos. Como esses sistemas coletam dados constantemente, eles podem emitir relatórios fundamentais para um controle ainda mais eficiente.

Então, ao administrar o estoque de EPI, é importante não confiar exclusivamente nas planilhas. Sistemas modernos atualizam os dados com segurança e rapidez, ajudando sua empresa a se manter eficiente, dentro da lei e ao nível das expectativas dos clientes que recebem seus serviços de saúde.

Existem diversos softwares disponíveis. Confira nosso blog sobre como ter uma gestão de estoque descomplicada e descubra como contratar a melhor solução para o seu hospital!