Blog

Detalhes da gestão de estoque hospitalar que você não pode ignorar

A gestão eficiente de estoque em hospitais é um pré-requisito para se fazer planejamentos e tomar decisões igualmente eficientes. Além disso, ao se armazenar e organizar suprimentos médicos, práticas corretas de gerenciamento são mais do que essenciais para evitar o excesso ou falta de materiais, muitas vezes indispensáveis.

Caso a sua empresa não esteja sempre atenta ao inventário, as operações da organização serão afetadas e sempre haverá o risco de se colocar vidas em perigo caso determinados itens não estejam disponíveis quando preciso.

Por isso, neste artigo, vamos conhecer alguns dos detalhes fundamentais de organização e gestão em um estoque hospitalar.

Mantenha o ambiente organizado

Antes de tudo, para começar a ter uma gestão de estoque hospitalar eficiente, é necessário manter bem organizado o ambiente em que o seu estoque se mantém armazenado. Da mesma forma que em uma cozinha existe um lugar adequado para cada produto, em um inventário não é diferente. Especialmente no setor da saúde, onde muitos medicamentos precisam ser estocados em lugares refrigerados e itens importantes devem ser sempre facilmente encontrados e acessados.

Por isso, para que a dinâmica funcione bem, é preciso avaliar com cuidado as necessidades de cada produto, assim como sua aplicação na rotina hospitalar. Suprimentos de maior importantância provavelmente ficarão refrigerados ou em posições privilegiadas. Os mais utilizados, por outro lado, terão um acesso facilitado. Dessa forma, não se perde tempo, tampouco material devido a um armazenamento inadequado.

Revise o inventário constantemente

Manter o inventário bem atualizado e completo, revisando-o com frequência, é garantia de controle. Não só para nos certificarmos de que a demanda de itens, bem como sua aquisição, está correta, mas para evitar a ocorrência de materiais não registrados – ou mesmo subtraídos -, erros de cálculo ou perdas.

A negligência na revisão de inventário é um grande problema para a gestão de estoque hospitalar. Quando não se tem controle sobre os produtos utilizados pela organização, além da chance constante de atraso em processos, produtos serão comprados sem necessidade e, muitos deles, precisarão ser descartados por perderem sua validade. Ademais, a satisfação do cliente também é afetada.

Então, para uma gestão de estoque hospitalar eficaz você precisará:

– Contar com pessoal bem treinado;

– Definir bem as rotinas, de modo a manter tudo sempre bem organizado;

– Adotar um método de controle eficiente, com o uso de curvas de análise, por exemplo;

– Substituir o controle manual, que há muito se tornou obsoleto, pela gestão automatizada.

Ao montar sua estratégia, não deixe de manter cada um desses itens em mente!

Controle a entrada e saída de produtos

A gestão de estoque hospitalar envolve processos de entrada e, claro, retirada de itens. As entregas não podem deixar de ser bem programadas com o fornecedor, e a entrada e saída de mercadorias devem ser devidamente registradas.

Porém, ao controlar esse processo, devemos ter em vista os medicamentos armazenados em refrigeradores. Quando a porta é aberta, o frio escapa e a temperatura do interior é alterada. Logo, para compensar isso, e manter os medicamentos, uma quantidade maior de energia precisa ser gasta.

Trata-se de um detalhe pequeno, mas que pesa no orçamento. Por isso, manter uma rotina organizada é tão importante. Determinar dias e horários específicos para o processo de entrada e saída reduz gastos e ainda melhora a organização de mão de obra!

Concentre-se nos itens mais importantes

Quando pensamos no gerenciamento de estoque de um hospital, a regra 80/20 é bem importante: ela indica que 80% da demanda da sua instituição será de apenas 20% dos seus itens. Assim, é fundamental nunca perder de vista os 20% dos produtos que representam 80% da movimentação do seu inventário! Realize sempre uma análise periódica desses suprimentos.

Lembra-se de quando falamos sobre adotar um método de controle eficiente? As curvas de análise são bastante úteis para esse fim. Por meio delas, é possível categorizar o inventário em grupos de prioridade. Isso permite saber o que é necessário pedir com mais frequência, ou quais desses itens são mais importantes.

Especialistas geralmente sugerem categorizar o inventário por meio da curva de análise ABC – onde no grupo A estão itens de consumo mais alto e no grupo C mais baixos. Contudo, é importante fazer uso de mais de uma curva para se obter uma análise mais sofisticada e um controle mais preciso.

Você pode saber mais sobre essas importantes curvas em outro de nossos artigos, onde trataremos delas com mais detalhes: Curva XYZ, PQR, 123 e ABC: como funciona cada uma delas?

A escolha do software de gerenciamento de estoque hospitalar

Mencionamos brevemente a necessidade de se automatizar os processos de gestão de estoque. Com a evolução tecnológica, manter a gestão com o uso de livros, fichas, ou mesmo por meio de planilhas eletrônicas, não é aconselhável. Pois torna-se fácil perder de vista o rastro dos itens do seu inventário, cometendo erros e tomando decisões equivocadas. Por isso, a automação é a solução mais eficiente para manter um controle adequado do estoque.

Contudo, ao considerar a implementação de um software de gerenciamento, é importante ter certeza de que a ferramenta escolhida leva em conta diversos fatores essenciais dentro do ambiente hospitalar. Como a data de validade de medicamentos, variações de demanda, urgências etc. Isso garante que não haja desperdício, ao mesmo tempo em que se mantém o bem-estar dos pacientes e se reduz custos!

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis! Você pode continuar conosco lendo outro de nossos textos sobre como identificar os melhores fornecedores para as suas compras hospitalares. Afinal, o papel deles também é muito importante para não termos problemas com a gestão de estoque hospitalar!