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Curva XYZ, PQR, 123 e ABC: como funciona cada uma delas?

A gestão de estoque é crucial para empresas do ramo da saúde. As razões para isso são várias, tais como corte de gastos e desperdícios com materiais ultrapassados, ou mesmo para uma melhor satisfação e bem-estar dos pacientes. A segmentação dos estoques – feita através das curvas de análise ABC ou XYZ, por exemplo – é uma etapa importantíssima para que esse objetivo seja atingido com sucesso.

Caso essa segmentação não seja feita, as empresas podem perder, facilmente, o controle sobre os produtos em estoque. Isso gera custos altos, prejudica a produtividade, torna os processos lentos etc.

Com o uso das curvas XYZ, PQR, 123 e ABC classifica-se o inventário levando em consideração diversos critérios, os quais integram mais informações ao planejamento de estoque, auxiliando em sua reposição e gerenciamento. Isso torna a gestão eficiente e sempre de acordo com as necessidades e demandas da organização: sem excesso ou falta de materiais e medicamentos vitais.

Conheça mais a respeito dessas curvas de análise conosco!

Curva de análise ABC

A curva ABC, juntamente com a XYZ, são os métodos de análise mais utilizados entre as empresas para gerir o estoque. Primeiramente, através da curva ABC o inventário é classificado de acordo com o seu grau de importância. Para isso, um determinado período de tempo (o qual normalmente varia de 6 meses a 1 ano) é considerado; a partir dele verifica-se o consumo desses itens segundo sua quantidade ou valor monetário total. Em decorrência, três categorias são criadas:

A: grupo no qual estão inseridos produtos de consumo mais alto. Isso significa que exigem maior atenção e controle por parte do gestor;
B: são os bens de consumo médio e que, portanto, não exigem uma vigilância tão cuidadosa;
C: produtos pertencentes a esse grupo são de consumo baixo e, logo, apresentam uma importância menor dentro da gestão.

Dessa forma, o inventário da sua empresa começa a ter um melhor controle utilizando alguns dados bastante simples. Esse é, no entanto, o primeiro passo, Vejamos agora a curva XYZ.

Curva de análise XYZ

A curva XYZ classifica o inventário tomando como base o critério de criticidade, ou seja, é colocado em analise o impacto que a falta desses itens no inventário causa nos processos internos. A segmentação, portanto, se dá da seguinte forma:

X: definido como grupo ordinário, os itens dessa categoria apresentam baixa criticidade. Sendo assim, sua falta compromete o atendimento de usuários internos e externos, mas não traz graves consequências;
Y: denominado de grupo crítico, a classe Y representa os produtos cuja falta causa um transtorno razoável dentro da organização;
Z: trata-se do grupo vital, cuja falta traz consequências desastrosas, podendo, por exemplo, interromper as operações da empresa.

Curva de análise 123

Para sua classificação, a curva 123 leva em consideração a dificuldade com que certos produtos são adquiridos. Sendo assim, os três grupos formados são:

1: o primeiro grupo compreende os itens cuja aquisição é complexa, ou seja, sua obtenção é mais complicada por envolver diversos fatores que dificultam sua compra;
2: o segundo grupo abarca produtos de difícil aquisição, mas que envolvem uma quantidade menor de fatores complicadores;
3: no último grupo temos os materiais amplamente disponíveis no mercado e que, portanto, possuem um fornecimento bastante rápido e pontual.

Curva de análise PQR

O seu estoque também pode ser classificado de acordo com a popularidade de cada um dos itens. Isso significa que a curva PQR leva em consideração a quantidade de transações de um determinado material realizadas no período de tempo determinado. Sem, entretanto, que a quantidade envolvida em cada uma delas tenha relevância na classificação. Os grupos resultantes são:

P: classe formada por produtos muito populares e que apresentam uma movimentação frequente;
Q: produtos de média popularidade e que possuem uma frequência média de transações;
R: esse grupo inclui itens de baixa popularidade e que não são movimentados com frequência;

Combinando critérios para uma análise mais sofisticada

Como mencionamos, a curva ABC é bastante utilizada, especialmente em combinação com a curva XYZ. Isso porque limitar-se a apenas um desses critérios gera previsões limitadas que, ao invés de auxiliar na gestão, acabam por dificultar na obtenção de resultados assertivos.

A combinação entre duas ou mais curvas de análise facilita a gestão de estoque e torna seu controle muito mais preciso, pois forma uma quantidade maior de segmentação de materiais.

Dessa forma, o plano de aquisição passa a considerar as diversas circunstâncias às quais um negócio está sujeito, especialmente as instituições do setor da saúde, que lidam diretamente com o bem-estar de seus clientes. A falta de diversidade nos critérios trata com simplicidade rotinas complexas e de demandas variadas como se fossem de fácil compreensão e controle, o que não é verdade.

Entretanto, é preciso tomar cuidado para que não se faça uso de uma quantidade excessiva de classificações. Categorias em excesso dificultam a realização de uma análise eficiente, ou seja, o controle pretendido inicialmente é prejudicado e se torna ineficaz. Por isso, é preferível que, ao escolher entre as curvas XYZ, ABC, PQR e 123, se reflita sobre quais dessas classificações apresentam maior relevância dentro da sua organização.

Além disso, é importante considerar também a automação desse processo, uma vez que, ainda que as tornem mais sofisticadas, a combinação de curvas faz dos cálculos e sua decorrente análise mais trabalhosas e facilmente desatualizadas.

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